Das Meeting, das eine Mail hätte sein können: eine Absage-Regel

Die Stunde, die zwei Sätze gebraucht hätte

Du kennst diesen Termin. Alle sitzen zusammen, jemand liest im Grunde vor, was auch in einer Mail hätte stehen können, und nach einer Stunde gehst du wieder raus mit dem Gefühl: Das hätte man sich schenken können. Und wenn du kurz nachrechnest, wird es fast absurd – eine Stunde deiner Zeit, multipliziert mit allen, die im Raum saßen, für etwas, das in zwei Sätzen erledigt gewesen wäre.

Wir nehmen solche Termine hin, als wären sie ein Naturgesetz. „Es gibt einen Termin" gilt als unumstößlich, und die Frage, ob es ihn überhaupt braucht, stellt kaum jemand. Dabei ist genau das die Frage, die den größten Zeitgewinn deines Kalenders freilegt.

Nicht jeder Austausch braucht einen Termin

Vergangene Woche ging es hier um den Nicht-tun-Filter – darum, was ganz von der Liste verschwinden darf. Das Meeting ist einer der lohnendsten Kandidaten dafür, weil es so viel Zeit auf einmal bindet, deine und die der anderen.

Der Denkfehler ist, alle Termine gleich zu behandeln. Manche Meetings verdienen ihren Platz zweifellos: wenn wirklich hin und her überlegt wird, wenn eine Entscheidung im Gespräch reifen muss, wenn es das echte Miteinander im Raum braucht. Aber vieles, was als Meeting daherkommt, ist gar kein Gespräch, sondern eine Einbahnstraße – ein Status, eine Info, eine Abnahme. Und was nur in eine Richtung läuft, ist keine Besprechung. Es ist eine Nachricht, die sich als Termin verkleidet hat.

Die eine Frage vor jedem Termin

Die Regel ist entsprechend einfach. Bevor du einen Termin annimmst oder selbst ansetzt, stell eine einzige Frage: Braucht das ein Gespräch in Echtzeit – oder ist es eine Information, die man auch schreiben könnte?

Gibt es echtes Hin und Her, eine Entscheidung, die Diskussion braucht, etwas, das die gemeinsame Anwesenheit wirklich verlangt? Dann ist das Meeting berechtigt. Geht es dagegen darum, dass eine Person den anderen etwas mitteilt, das sie ebenso gut aufschreiben könnte, dann braucht es keinen Termin. Diese eine Unterscheidung – Gespräch oder Mitteilung – trennt die Termine, die zählen, von denen, die nur den Kalender füllen.

Wie du freundlich absagst

Absagen heißt fast nie, einfach „nein" zu sagen. Es heißt, die bessere Variante anzubieten. Statt einer Absage schlägst du den kürzeren Weg vor: „Können wir das kurz schriftlich klären? Dann spare ich uns die halbe Stunde." Oder: „Ich schicke dir vorab meinen Stand – und wenn danach doch etwas offen ist, sprechen wir." Du sagst nicht das Meeting ab, du machst es überflüssig. Das kommt selten als Abwehr an, sondern meistens als das, was es ist: als Entlastung, über die die anderen insgeheim froh sind.

Und ganz ehrlich: Nicht jeder Termin lässt sich umwandeln. Es gibt Runden, bei denen die Teilnahme dazugehört, und Situationen, in denen ein Termin auch eine Frage von Sichtbarkeit oder Höflichkeit ist. Darum geht es hier nicht. Es geht nicht darum, Meetings pauschal zu schwänzen, sondern darum, sie nicht mehr im Automatikmodus anzunehmen. Selbst wo du nicht absagen kannst, kannst du oft den Rahmen verkleinern oder vorher klären, worum es eigentlich geht. Der Rest ist Urteilsvermögen – und das traue ich dir zu.

Warum mir das so klar wurde

Ehrlich gesagt ist mir das erst richtig aufgegangen, als sich mein Arbeitsleben verändert hat. Ich habe viele Jahre in der Konzernwelt gearbeitet, und seit einigen Jahren arbeite ich stärker für mich selbst. Wenn du für dich selbst arbeitest, bekommt jede Stunde ein sehr direktes Preisschild: Die Zeit, die in einem überflüssigen Termin verschwindet, fehlt unmittelbar dort, wo tatsächlich etwas entsteht. Diese Unmittelbarkeit hat mich radikal ehrlich gemacht bei der Frage, ob ein Meeting seine Stunde wert ist.

Und im Grunde gilt das für uns alle, ganz gleich, in welchem Rahmen wir arbeiten. Auch wenn deine Zeit nicht nach Stunden abgerechnet wird, ist sie trotzdem deine Lebenszeit – der knappste Rohstoff, den du hast. Man muss nicht selbstständig sein, um sich zu fragen: Bringt diese Stunde genug zurück, um sie herzugeben?

Was du mitnimmst

Dein Kalender ist kein Naturgesetz. Du darfst bei jedem Termin fragen, ob er wirklich einer sein muss – und erstaunlich oft lautet die ehrliche Antwort: nein. Das ist der Decision-Proof-Gedanke in Reinform: Nicht mehr Disziplin im Durchhalten sinnloser Stunden, sondern eine einfache Logik, die die sinnlosen Stunden gar nicht erst entstehen lässt. System schlägt Motivation.

Eine Frage vor jedem Termin, eine freundliche bessere Alternative parat – und bestimmt hat dein Kalender wieder Luft für das, was ihn wirklich verdient. Weniger denken, mehr leben, gilt auch hier: weniger Termine, mehr Zeit.

Weitere solcher Regeln sammle ich fortlaufend im BlogWoman Brief.

Nächste Woche in dieser Serie: Der Freitags-Abschluss: die Woche in 15 Minuten sauber beenden. Wie du mit einer kurzen, festen Routine die Woche wirklich abschließt – statt sie ins Wochenende mitzunehmen.